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Gli articoli di EAR - Musica e Midi Gli articoli di EAR - Musica e Midi
Come tutti sapete, il mondo dei Database è un campo di tipico appannaggio dei PC IBM compatibili, essendo un tipo di software utilizzato prevalentemente negli uffici e per archiviare grandi quantità di dati. In campo Amiga si è sviluppato poco, e soprattutto in applicazioni semplici per crearsi Database ad uso personale: i classici archivi di dischi, software, libri, indirizzi, ecc. Solo SuperBase, il mitico software dalla storia travagliata, nelle sue versioni "Professional" si era imposto su Amiga come un Database in grado di gestire applicazioni pesanti e serie, tanto che ne fu realizzata anche una versione per Windows. Inutile dire che la prima versione di SuperBase Pro era di gran lunga superiore ai Database di allora per PC, permettendo di archiviare dati che ancora non si chiamavano "multimediali", ma lo erano pienamente: suoni ed immagini potevano essere affiancati ai "soliti" dati testuali, e così tutti ci siamo realizzati su Amiga dei mostruosi Database con le copertine digitalizzate dei nostri CD ed un campione del brano migliore, che venivano visualizzati ed ascoltati in tempo reale mente scorrevamo tra i Record, mentre la maggioranza degli utenti PC si godeva l'interfaccia a caratteri dell'MS-DOS... Bei Tempi! Purtroppo, il sogno finì con l'avvento di potenti Database per Windows 3 e con la fine degli aggiornamenti di SuperBase, che lasciò noi Amighisti con un'ottima versione, la "4 Pro" (ironia della sorte, era il nome di un programma per PC... ), ed ora sono loro a condurre la danza anche nei Database "multimediali". Capita dunque spesso che noi Amighisti siamo costretti a trasportare i nostri Database più "seri" su un PC, magari per lavorarci in ufficio o per avere un formato compatibile con la "maggioranza informatica". In questo articolo vedremo come sia possibile convertire in modo ottimale un Database "serio", relativo alle fatture di un privato e realizzato con SuperBase 4 Pro, per l'uso con Access 95, il più potente Database per Windows 95.
Innanzitutto chiariamo che ci stiamo occupando di un Database interamente testuale: convertire Database multimediali è decisamente più difficile, e ne parleremo in un prossimo articolo. Si tratta dell'archivio contenente tutte le fatture di un ipotetico professionista, che utilizzando SuperBase su Amiga poteva ottenere, oltre alla memorizzazione sul suo computer di tutte le fatture emesse, anche un ordinamento automatico, il calcolo automatico dell'IVA, della Ritenuta ecc., e la stampa delle fatture stesse. Apriamo dunque SuperBase 4 Pro, e carichiamo il file. Le fatture del nostro esempio sono immaginariamente emesse dall'arcinoto personaggio Disney Paperon dé Paperoni, ma a parte nome indirizzo e dati fiscali, tutto il resto è perfettamente "serio", e corrisponde ad una vera fattura italiana. Il funzionamento è il seguente: i campi vengono riempiti con i dati del destinatario della fattura, ed una volta indicato l'importo netto gli altri valori sono calcolati automaticamente tramite le potenti funzioni di calcolo di SuperBase. Nel dettaglio: cliccando su "Modify File" otteniamo la finestra "File Definition", dove c'é l'elenco di tutti i campi, testuali (Nome, Indirizzo... ) costanti (Importo) e autocalcolati (IVA, Totale... ). Basta selezionare uno di questi ultimi e cliccare sul gadget "Calculation" per avere la finestra di definizione della formula, ad esempio dell'IVA. In tal modo SuperBase si occupa di tutti i calcoli automatizzandoli. L'archiviazione avviene semplicemente salvando i Record che contengono i dati delle varie fatture. La stampa avviene tramite la funzione di "Mail Merge": i dati contenuti nel Record vengono inseriti tramite le funzioni di Mail Merge in un Template costituito da un file di testo con i dati del fatturante (lo Zio Paperone), che non cambiano mai. Il modo di eseguire una tale funzione è l'inserimento dei particolari codici di SuperBase, che potrete vedere in figura: ad esempio "Spett.le &Ditta.fatt&" diventerà "Spett.le Comune di Topolinia", mentre "&Iva.fatt&" sarà sostituito in fase di Merge dal valore calcolato automaticamente da SuperBase. Come fare a trasportare tutto questo in Access 95?
Innanzitutto dovremo salvare i dati archiviati nei vari Record di SuperBase in un formato leggibile da Access. SuperBase permette di salvare un Database in alcuni formati "stranieri": ASCII, dBASE II, dBASE III, DIF, Lotus 123, Superplan/Logistix e Excel, cosa che permette una facile esportazione nel famoso SpreadSheet di casa Microsoft, venduto assieme ad Access nella suite "Office". Potremmo dunque salvare i nostri dati come tabella di Excel ed utilizzarla poi in Access, che ovviamente può leggere le tabelle di Excel, ma sarebbe necessario avere anche Excel per caricare il file salvato da SuperBase e risalvarlo nel formato di Excel 95, in quanto il formato Excel utilizzato da SuperBase è troppo vecchio per essere compatibile con Access 95. Dunque sceglieremo tra i formati di salvataggio di SuperBase il formato più recente che sia direttamente compatibile con Access: si tratta del formato "dBASE III". Per salvare un Database di SuperBase in un formato diverso dobbiamo selezionare "Export" dal menu "Process": ci verrà proposta una finestra di filtro, in cui potremo decidere se esportare solo alcuni dei nostri record, in base ai potenti filtri di SuperBase (ad esempio potremo evitare di convertire le fatture vecchie di più di dieci anni). Per esportare l'intero Database basterà non inserire nulla nella finestra filtro e cliccare su "OK". Apparirà la finestra di selezione del formato di esportazione. Come detto prima, a noi serve il formato "dBASE III", dunque lo selezioneremo e poi cliccheremo su "OK". Ci verrà chiesto il nome del file con estensione ".dbf", noi inseriamo "Fatture", ed otteremo un bel file "Fatture.dbf" pronto per essere letto da Access. Per quanto riguarda il file di testo con i nostri dati ed i vari codici di inserimento per il Mail Merge, dobbiamo innanzitutto salvarlo in modo che possa essere letto su PC, dunque apriamo il testo nell'editor di SuperBase (Utilities/Text Editor), ricordando che avrà l'estensione ". SBT" che SuperBase assegna ai testi utilizzati per il Mail Merge, poi lo salviamo come "Fatt.txt" in modo che sia riconosciuto come file di testo su PC. Ora non resta che copiare i due file "Fatture.dbf" e "Fatt.txt" su un dischetto in formato MS-DOS tramite l'AmigaOS 3.0/3.1 o tramite CrossDOS, ricordando di attivare l'opzione di conversione testi SOLO per il file "Fatt.txt", in modo da convertire i caratteri accentati ed i CR in modo corretto, mente se la attivassimo anche per il file ". DBF" lo renderemmo illeggibile. Ciò fatto possiamo estrarre il dischetto, spegnere l'Amiga e passare sul PC (nostro, dell'amico, o dell'azienda... ).
Inseriamo il dischetto estratto dall'Amiga nel PC, carichiamo Access 95, e selezioniamo "Crea nuovo Database Vuoto". Nel Requester di salvataggio, inseriamo "Fatture.mdb" come nome del nuovo Database, salvandolo nella Directory dell'Hard Disk del PC da noi preferita. Apparirà dopo pochi attimi la finestra del nuovo Database "Fatture". Ora, dal menu File selezioniamo "Carica dati esterni/Importa"; nel Requester selezioniamo come Tipo File "dBASE III", andiamo a selezionare il file "Fatture.dbf" sul floppy proveniente dall'Amiga, ed infine clicchiamo su "Importa". Dopo pochi secondi di caricamento, apparirà il Requester "Importazione di "FATTURE" terminata". A questo punto chiudiamo il Requster di importazione, e ci troveremo di fronte al nuovo oggetto "FATTURE" inserito nella finestra del Database di Access, sotto la voce "Tabelle". Clicchiamo su di esso, poi su "Apri", e vedremo tutti i dati dei Record che si trovavano in SuperBase trasformati in Record di Access, ed elencati in visione Tabellare (come in uno SpreadSheet). Purtroppo tutte le informazioni riguardanti le formule di calcolo non sono importabili in alcun modo, dunque se proveremo ad inserire i dati di una nuova fattura vedremo che il calcolo automatico dell'IVA ecc. non viene più eseguito. Perciò dovremo reinserire le semplici formule per tali calcoli, cliccando su "Struttura" invece che su "Apri" ed editando i vari tipi di campo con i potenti strumenti forniti da Access 95. Inoltre, i dati sono ora disponibili solo in visione tabellare; se non ci piace e vogliamo tornare alla visuale "per Record" tipica di SuperBase, dobbiamo creare una "Maschera", cliccando sul "Maschere" e poi su "Nuovo". Potremo poi creare la Maschera da soli o utilizzando l'apposita "Autocomposizione" di Access, definendo quello che in definitiva è un "Form" di SuperBase, solo che è molto più facile da realizzare e possiamo far fare quasi tutto il lavoro ad Access.
Ora manca solo il Mail Merge che ci consenta di stampare le fatture come facevamo con SuperBase: dovremo utilizzare la funzione "Strumenti/Collegamenti Office/Output su Stampa Unione" (sì, il Mail Merge è stato orrendamente tradotto dalla Microsoft come "Stampa Unione"!), dopo aver salvato la selezione (eseguita tramite i filtri Access) di fatture da stampare. Per eseguire questa funzione è necessario disporre anche di Word 95, il Word Processor della Microsoft. Apriamo dunque Word, carichiamo il file testo "Fatt.txt" creato sull'Amiga: sarà visualizzato in modo non ben allineato, a causa dell'utilizzo di default di Font proporzionali da parte di Word. Utilizziamo la funzione "Seleziona tutto", indi scegliamo un Font di tipo non proporzionale (ad esempio "Courier 12 CPI"), poi salviamo tutto in formato ".doc". Ora selezioniamo da Access la funzione suddetta, e selezioniamo l'opzione "Utilizza documento Word preesistente", carichiamo il nostro "Fatt.doc", e vedremo partire le funzioni "DDE" di Microsoft, che in breve caricheranno Word e metteranno a nostra disposizione dei comodi gadget per inserire al posto dei vecchi codici di SuperBase i campi Access. Basterà selezionare il gadget "Inserisci campo unione", e potremo sostituire a "&Ditta.fatt&" il campo "&laqno;DITTA»", ad "&IVA.fatt&" il campo "&laqno;IVA»", e così via. Questa operazione ovviamente va fatta una volta per tutte: dopo aver sostituito tutti i riferimenti ai vecchi campi con i riferimenti nuovi, salviamo il file di testo ottenuto, sempre in formato ".doc", in modo che sia pronto per le prossime occasioni. Ogni volta che vorremo stampare una fattura potremo caricare questo documento, effettuare svariate selezioni sui Record e poi stampare la nostra bella fattura, esattamente identica a quella che ottenevamo con SuperBase.
Esattamente identica? Eh sì, in conclusione non possiamo che notare questo fatto: per realizzare lo stesso prodotto finale su Amiga basta SuperBase 4 Pro, un programma che occupa meno di 1 MByte di spazio disco e gira con soli 2 MByte di RAM, mentre su PC occorre far girare contemporaneamente due programmi come Word e Access, che occupano circa 60 MByte di spazio su disco e necessitano di almeno 16 MByte di RAM e di un Pentium per andare ad una velocità decente. Certo, su PC abbiamo decine di potenti funzioni e molte comodità in più, ma il risultato è lo stesso, e su Amiga si ottiene anche più rapidamente. Peccato che in sempre più occasioni siamo costretti a far migrare i nostri dati dall'essenzialità produttiva dell'ambiente Amiga alla ricchezza sprecona di quello Windows!